Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

In der Praxis, in Deutschland

XRechnung wird insbesondere im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verwendet, die überwiegend ausschließlich dieses Format akzeptieren, während ZUGFeRD im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verbreiteter ist, weil es zusätzlich ein lesbares Dokument liefert. Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung, unterscheiden sich aber technisch so stark, dass eine Software, die nur eines der beiden Formate beherrscht, das andere weder erzeugen noch zuverlässig einlesen kann. Welches Format im Einzelfall zu verwenden ist, richtet sich meist nach den Vorgaben des Rechnungsempfängers und nicht nach einer freien Wahl des Rechnungsstellers. Die Wahl des Formats hat keinen Einfluss auf die umsatzsteuerliche Behandlung der Rechnung, sondern betrifft ausschließlich die technische Übermittlung.

In Odoo

Odoo kann beide Formate erzeugen und verarbeiten, sofern Sie die entsprechenden Einstellungen für den jeweiligen Geschäftspartner hinterlegen. Ein Geschäftspartner, dem versehentlich das falsche Format zugeordnet ist, erhält eine technisch zwar gültige, aber für ihn nicht verwendbare E-Rechnung, was in der Praxis zu Rückfragen und verspäteten Zahlungen führt.

Häufige Fehler

• Ein Format zu verwenden, das der öffentliche oder private Empfänger gar nicht akzeptiert.
• Anzunehmen, beide Formate seien technisch austauschbar, weil sie denselben rechtlichen Zweck erfüllen.
• Die Formateinstellung für einen Geschäftspartner nicht zu prüfen, bevor E-Rechnungen an ihn verschickt werden.