Was ist eine E-Rechnung?

In der Praxis, in Deutschland

Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland gilt inzwischen die Pflicht, eingehende E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können; diese Empfangspflicht ist ein feststehender institutioneller Rahmen und keine bloße Übergangsregelung. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt und hängt unter anderem von der Größe des ausstellenden Unternehmens ab, sodass verschiedene Unternehmen in der Übergangszeit unterschiedlich weit in der Umstellung sein können. Eine E-Rechnung ist technisch nicht mit einer bildhaften Darstellung wie einem PDF gleichzusetzen, selbst wenn sich beide äußerlich ähneln, da für die maschinelle Verarbeitung strukturierte Daten im Hintergrund erforderlich sind. Wer sich allein auf den PDF-Versand verlässt, läuft Gefahr, formal keine gültige E-Rechnung auszustellen, selbst wenn Inhalt und Betrag korrekt sind.

In Odoo

Odoo kann E-Rechnungen in den in Deutschland gebräuchlichen Formaten erzeugen und eingehende E-Rechnungen strukturiert einlesen, sofern Sie die entsprechenden Einstellungen aktivieren. Wichtig ist, dass Sie sowohl den Rechnungsausgang als auch den Rechnungseingang auf das strukturierte Format umstellen, da ein Unternehmen sonst zwar selbst konform Rechnungen erstellt, eingehende E-Rechnungen aber weiterhin nur wie ein PDF behandelt.

Häufige Fehler

• Ein PDF für eine gültige E-Rechnung zu halten, weil es elektronisch verschickt wurde.
• Die Empfangspflicht für E-Rechnungen zu übersehen, weil nur an die eigene Ausstellungspflicht gedacht wird.
• Eingehende E-Rechnungen weiterhin manuell wie Papierrechnungen zu erfassen, statt die strukturierten Daten zu nutzen.