E-Rechnung: welche Formate, welche Fristen?
Deutschland schreibt eine Form vor, keinen Kanal — und führt kein Verzeichnis. Was bleibt, ist zu prüfen, was Ihre Software erzeugt, und zu wissen, welcher Umsatz welche Frist auslöst.
Sie sind betroffen, unabhängig von Ihrer Größe
Elektronische Rechnungen empfangen können
Seit dem 1. Januar 2025, für alle inländischen Unternehmen — das BMF hält ausdrücklich fest: « Es sind keine Ausnahmen vorgesehen. » Auch Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnung ausstellen müssen, müssen sie empfangen können. Und der Aufwand ist geringer, als viele annehmen: « Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus. »
Ihre Fristen
Zwei Fragen. Nichts wird irgendwohin gesendet — die Antwort wird in Ihrem Browser berechnet.
Was für Sie gilt
Welche Formate sind zulässig?
Deutschland schreibt eine Form vor, keinen Weg. Es gibt nichts nachzuschlagen — aber sehr wohl etwas zu prüfen: was Ihre Software tatsächlich erzeugt.
XRechnungzulässig
Der von der KoSIT gepflegte deutsche Standard, EN-16931-konform.
ZUGFeRD 2.0.1 und höherzulässig
Hybrid aus PDF und eingebettetem XML — die maschinenlesbaren Daten zählen, nicht das Sichtformat.
ZUGFeRD, Profile MINIMUM und BASIC-WLkeine E-Rechnung
Ausdrücklich AUSGESCHLOSSEN, obwohl sie denselben Namen tragen. Wer im Profil MINIMUM exportiert, stellt keine E-Rechnung aus — und merkt es nicht.
EDI (EDIFACT)geduldet bis 31. Dezember 2027
Nach Vereinbarung geduldet, solange die richtige und vollständige Extraktion möglich ist — bis 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Einfaches PDFkeine E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr. Als « sonstige Rechnung » während der Übergangsfrist nur MIT ZUSTIMMUNG des Empfängers zulässig — und mit derselben Fristenteilung wie Papier.
Papiergeduldet bis 31. Dezember 2026
Ohne Zustimmung möglich — anders als das PDF; der Unterschied überrascht, steht aber so im Gesetz. Achtung auf die Frist: bis zum 31. Dezember 2026 für alle, und nur für Aussteller unterhalb des Schwellenwerts ein Jahr länger.
Um eine echte Datei zu prüfen, stellt die Normungsstelle einen freien Validator bereit: Validator der KoSIT
Was weiterhin ohne E-Rechnung geht
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34) und Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a) dürfen weiterhin « immer als sonstige Rechnung » übermittelt werden. Ebenso Leistungen an Privatpersonen und an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind.
Es gibt kein Verzeichnis — und das ist kein Versehen
Deutschland führt kein Verzeichnis der Empfänger, keine Liste zugelassener Plattformen, keine Registrierung. Niemand — auch kein Werkzeug — kann Ihnen sagen, ob ein Geschäftspartner empfangen kann oder in welchem Format er es möchte. Das ist zivilrechtlich zu klären: fragen und vertraglich festhalten. Eine Leitweg-ID braucht es im B2B übrigens nicht; sie gehört zum B2G.
Was Peppol tatsächlich ist
Peppol ist ein gemeinsames Netzwerk zur Adressierung und Übertragung von Geschäftsdokumenten. Statt mit jedem Kunden ein Format zu vereinbaren, registriert jeder Teilnehmer eine Adresse und tauscht strukturierte Rechnungen über zertifizierte Zugangspunkte aus. Eine über Peppol eingehende Rechnung ist Datensatz, den Ihr Buchhaltungssystem einlesen kann — kein PDF, das jemand abtippen muss.
„Auf Peppol zu sein“ setzt zweierlei voraus: Ihre USt-IdNr. verweist auf eine registrierte Adresse, und Ihre Software kann das strukturierte Format erzeugen und empfangen. Viele Unternehmen stellen fest, dass sie Ersteres ohne Letzteres haben, weil ein Integrator sie während eines Pilotprojekts registriert hat, ohne den Fluss je anzuschließen.
Warum die Fristen je Land verschieden sind
Die E-Rechnung wird Land für Land verpflichtend, und die Unterschiede sind größer, als die meisten Gruppen erwarten. Belgien verlangt seit Januar 2026 strukturierte Rechnungen für den Großteil der inländischen B2B-Transaktionen. Frankreich folgt zum 1. September 2026: Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen muss sie empfangen können, große und mittelgroße Unternehmen müssen sie ausstellen, kleinere ein Jahr später. Deutschland verlangt die Empfangsfähigkeit seit Januar 2025 und staffelt die Ausstellungspflicht ab Januar 2027 nach Umsatz.
Zwei Länder auf dieser Karte haben überhaupt keine B2B-Pflicht. Luxemburg verlangt die elektronische Rechnung nur gegenüber der öffentlichen Hand, und die Niederlande haben vor Ende des Jahrzehnts nichts geplant. In beiden Fällen wird Peppol freiwillig genutzt — was sich dennoch lohnt, wenn Ihre Kunden in Ländern sitzen, die eine Pflicht kennen.
Die praktische Folge: Eine Gruppe mit Standorten in mehreren Ländern kann nicht überall dieselbe Konfiguration ausrollen. Rechnungsformat, Pflichtfelder, Aufbewahrungsregeln und selbst das Datum unterscheiden sich, auch wo das Transportnetz gemeinsam ist.
Was das in Odoo bedeutet
Odoo unterstützt Peppol nativ und ist in Frankreich als PDP zertifiziert. Die Arbeit liegt selten im Anschluss selbst, sondern in den Daten dahinter: Kundenstammsätze ohne gültige USt-IdNr., Artikelzeilen ohne das vom Format geforderte Steuer-Mapping, und Journale, die nie dafür eingerichtet wurden, strukturierte Rechnungen über die gesetzliche Frist aufzubewahren.
Unsere übliche Reihenfolge: zuerst Partner- und Steuerdaten bereinigen, dann die Adressen registrieren und erst danach den ausgehenden Fluss umstellen. Umgekehrt entstehen abgewiesene Rechnungen und eine Warteschlange, die zum Monatsabschluss niemand mehr auflöst.
Nicht zwangsläufig. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist zulässig — aber die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind ausdrücklich ausgeschlossen. Wer im Profil MINIMUM exportiert, stellt keine E-Rechnung aus, und nichts im Ablauf weist darauf hin. Das ist die häufigste stille Fehlannahme.
Über gar keines. Das BMF hält fest, dass das Gesetz keinen bestimmten Übermittlungsweg vorsieht: E-Mail, Schnittstelle, gemeinsamer Speicherort, Portal-Download — und sogar die Übergabe auf einem USB-Stick. Der Weg ist zivilrechtlich zwischen den Parteien zu klären.
Indem Sie ihn fragen. Deutschland führt kein Verzeichnis der Empfänger und keine Liste zugelassener Plattformen — anders als Belgien oder Frankreich. Kein Werkzeug kann Ihnen das beantworten, auch dieses nicht.
Beim Ausstellen nicht: Leistungen von Kleinunternehmern dürfen weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden. Beim EMPFANGEN sehr wohl — dafür gilt seit Januar 2025 keine einzige Ausnahme.
Beides, aber nicht unter denselben Bedingungen. Papier ist ohne Weiteres möglich; ein einfaches PDF nur MIT Zustimmung des Empfängers. Der Unterschied überrascht, steht aber so im Gesetz.