Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In der Praxis, in Deutschland

Die Dokumentation soll den tatsächlichen Ablauf beschreiben, nicht einen theoretischen Idealprozess: Wer erfasst welche Belege, in welchem System, mit welchen Kontrollen, und wie werden die Daten anschließend aufbewahrt und vor Verlust oder unbemerkter Veränderung geschützt. Ändert sich ein Prozess, etwa durch ein neues Kassensystem oder eine neue Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware, müssen Sie die Dokumentation entsprechend anpassen, da eine veraltete Beschreibung im Rahmen einer Prüfung ihren Zweck als Nachweis verfehlt. Es gibt keine einzelne amtliche Vorlage, die für jedes Unternehmen passt; die Dokumentation muss auf die tatsächlich eingesetzten Systeme und Abläufe des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sein. In der Praxis fehlt sie häufig gerade bei kleineren Unternehmen vollständig, obwohl die zugrunde liegenden elektronischen Systeme längst im Einsatz sind.

In Odoo

Odoo selbst erstellt keine Verfahrensdokumentation, da diese beschreibt, wie das Unternehmen Odoo konkret konfiguriert und einsetzt, nicht wie Odoo grundsätzlich funktioniert. Es empfiehlt sich, wesentliche Einstellungen wie Nummernkreise, Zugriffsrechte und Freigabeprozesse in Odoo festzuhalten und diese Angaben unmittelbar in die Verfahrensdokumentation zu übernehmen, statt sie bei einer Prüfung erst nachträglich zu rekonstruieren.

Häufige Fehler

• Eine allgemeine Vorlage zu verwenden, ohne sie an die tatsächlich eingesetzten Systeme des Unternehmens anzupassen.
• Die Dokumentation nach einer Systemumstellung nicht zu aktualisieren.
• Gar keine Verfahrensdokumentation zu erstellen, obwohl längst elektronische Systeme im Einsatz sind.