Aktualisierte GoBD-Pflichten in Deutschland
Seit dem 1. April 2024 gelten die aktualisierten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Zuletzt vom Bundesfinanzministerium im Juli 2025 überarbeitet, zielen sie auf eine stärkere Nachvollziehbarkeit, einen erleichterten Zugriff auf steuerrelevante Daten und eine ordnungsgemäße digitale Archivierung ab. Das Ziel ist klar: eine transparente Besteuerung sicherstellen und Betrug verhindern.
Unternehmen müssen den Datenzugriff über Cloud- oder mobile Schnittstellen bereitstellen, eine Verfahrensdokumentation erstellen und die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gewährleisten.
Die Sanktionen bei Verstößen verschärfen sich und die Betriebsprüfungen werden strenger – das setzt insbesondere KMU und Freiberufler unter Druck.
Im Fokus: die verpflichtende E-Rechnung
Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung für B2B-Geschäftsvorfälle in Deutschland verpflichtend. Dazu gehören die Verwendung standardisierter Formate (wie ZUGFeRD oder XRechnung) sowie eine Archivierung im Einklang mit den GoBD-Regeln. Die jüngste GoBD-Novelle klärt unter anderem mehrere offene Fragen zur Archivierung von E-Rechnungen.
Unternehmen müssen ihre ERP-Systeme so anpassen, dass sie diese Belege erzeugen, übermitteln und unverändert aufbewahren können.
Diese Gesetzesänderung erfordert eine umfassende Umstellung der digitalen Buchhaltungsprozesse, um den Anforderungen der deutschen Finanzverwaltung weiterhin gerecht zu werden.
Trotz der von den Behörden gewährten Übergangsregelungen empfehlen wir, sofort mit den Vorbereitungen zu beginnen und diese nicht auf die letzte Minute zu verschieben.
Technische Anforderungen an die GoBD-Archivierung
Die digitale Datenarchivierung muss mehrere strenge Kriterien erfüllen: Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit sowie eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Cloud-Speicher ist zulässig, jedoch nur, wenn er dokumentiert und sicher ist.
Unverzichtbar ist die Umsetzung von Prüfpfaden (Audit Trails), Zeitstempeln und Verfahren zur Überprüfung der Datenintegrität (Prüfsummen).
Unternehmen müssen ihre Lösungen für Prüfungen technisch dokumentieren (Schnittstellen, Backups, Zugriffsrechte).
Zugriffsstufen Z1 bis Z3: Was das Finanzamt verlangt
Die aktualisierten Grundsätze schreiben gestufte Zugriffsmöglichkeiten für die Betriebsprüfung vor: Z1 (direkter Lesezugriff), Z2 (Auswertung vor Ort) und Z3 (Datenüberlassung). Das bedeutet: Die Daten müssen in einem maschinell auswertbaren Format bereitstehen, das mit den Prüfwerkzeugen der Finanzverwaltung kompatibel ist.
ERP-Systeme wie Odoo müssen Exporte bereitstellen, die der von den Finanzbehörden vorgegebenen Standard-Datenstruktur entsprechen.
Wer diese Zugriffsstufen nicht erfüllt, riskiert Schätzungen oder Bußgelder.
Sanktionen frühzeitig vorbeugen
Zu den Risiken bei Nichteinhaltung zählen: eine verworfene Buchführung, die Schätzung steuerpflichtiger Gewinne, Bußgelder oder gerichtliche Verfahren. Betriebsprüfungen beinhalten zunehmend eine digitale Komponente.
Unternehmen sollten interne Audits, regelmäßige Überprüfungen der Verfahren und Schulungen der Mitarbeiter zur digitalen Compliance einplanen.
Mit Odoo ermöglicht die integrierte Unternehmensführung eine bessere Kontrolle dieser Risiken.
Odoo als GoBD-konforme ERP-Lösung
Odoo ist eine modulare ERP-Plattform, die so konfiguriert werden kann, dass sie den GoBD entspricht. Durch die Integration von Buchhaltung, Dokumentenmanagement, CRM und Vertrieb bietet sie vollständige Nachvollziehbarkeit.
Die Module Odoo Accounting, Sign, Documents und Studio helfen beim Aufbau eines konformen Prozesses: unveränderbare Archivierung, Prüfpfad und Workflow-Automatisierung.
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Praktische Vorteile von Odoo für KMU
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Odoo bietet nativ integrierte Funktionen: Buchhaltung, Personal, Vertrieb, Lager und Fertigung. Kein Bedarf an mehreren Einzeltools.
Diese Integration zentralisiert zudem die Daten und vereinfacht GoBD-konforme Exporte auf Anfrage der Finanzverwaltung.
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