E-Rechnung mit Odoo: Der komplette Leitfaden für KMU 2025

Was ist die E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Die E-Rechnungspflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz (in Kraft getreten im März 2024, BGBl. 2024 I Nr. 108) eingeführt und ist in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) verankert. Sie verpflichtet Unternehmen, bei inländischen B2B-Transaktionen strukturierte elektronische Rechnungen zu verwenden – Rechnungen, deren Daten in einem maschinenlesbaren XML-Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Eine echte E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF per E-Mail. Eine PDF-Datei ohne eingebettete XML-Daten gilt rechtlich als „sonstige Rechnung" und entspricht nicht den Anforderungen.

Die Zeitplanung der E-Rechnungspflicht:

Phase	Datum	Was gilt
Empfangspflicht	ab 01.01.2025	Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können
Übergangsphase	bis 31.12.2026	Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt
Versandpflicht (groß)	ab 01.01.2027	Unternehmen mit Vorjahresumsatz über €800.000 müssen E-Rechnungen senden
Versandpflicht (alle)	ab 01.01.2028	Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen senden

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, die in Deutschland umsatzsteuerpflichtige B2B-Inlandsumsätze erzielen. Ausgenommen sind Rechnungen über Kleinbeträge bis €250 (§ 33 UStDV) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format gilt für Ihr KMU?

In Deutschland gibt es zwei primäre E-Rechnungsformate, die die EU-Norm EN 16931 erfüllen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind für die Pflicht geeignet – sie unterscheiden sich jedoch grundlegend in Aufbau und Anwendungsfall.

XRechnung: der XML-Standard für B2B

XRechnung ist ein reines XML-Datenformat vom Koordinierungsgremium für IT-Standards (KoSIT), speziell für den deutschen Markt optimiert. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten – ohne visuelle Darstellung.

• Reines XML-Format (keine menschenlesbare Darstellung)
• Vollständig konform mit der EU-Norm EN 16931
• Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene seit November 2020
• Wird zunehmend von Konzernen als bevorzugtes B2B-Format eingesetzt

ZUGFeRD: die hybride Alternative

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-Datei mit eingebettetem EN 16931-konformem XML. Die Rechnung ist sowohl für Menschen lesbar (als PDF) als auch maschinenlesbar (als XML).

• Hybrid: PDF/A mit eingebettetem XML – eine Datei, zwei Nutzungsmöglichkeiten
• Pflichtprofil für B2B-Compliance: EN 16931
• Kompatibel mit dem französischen Factur-X-Standard
• Einfacher kommunizierbar, da die Rechnung wie ein normales PDF aussieht

Empfehlung für KMU: ZUGFeRD ist für die meisten KMU die pragmatischere Wahl. XRechnung ist zwingend notwendig bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

E-Rechnung in Odoo einrichten: Schritt für Schritt

Odoo 17 unterstützt die deutschen E-Rechnungsformate nativ durch die deutsche Lokalisierung. Die Einrichtung ist einfacher als viele befürchten – vorausgesetzt, die Stammdaten sind vollständig gepflegt.

Voraussetzungen: Odoo 17.0 oder höher, deutsche Lokalisierung aktiviert, Modul „Buchhaltung" installiert.

Schritt 1: E-Invoicing im Buchungskreis aktivieren

1. Navigieren Sie zu Buchhaltung → Konfiguration → Buchungskreise
2. Öffnen Sie das Journal Ausgangsrechnungen
3. Wählen Sie im Reiter Erweiterte Einstellungen unter Elektronische Rechnungsstellung das Format: ZUGFeRD oder XRechnung (UBL)
4. Speichern Sie die Einstellungen

Schritt 2: Unternehmensangaben vollständig hinterlegen

Prüfen Sie unter Einstellungen → Unternehmen, ob folgende Pflichtfelder vollständig sind:

• Vollständige Firmenadresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• IBAN und BIC für Zahlungsinformationen
• Handelsregisternummer (empfohlen)

Schritt 3: Kundenstammdaten konfigurieren

Prüfen Sie in den Kontakten Ihrer Kunden: vollständige Adresse, USt-IdNr. für EU-B2B-Transaktionen, und die Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Schritt 4: Erste E-Rechnung erstellen und validieren

1. Erstellen Sie eine Ausgangsrechnung: Buchhaltung → Kunden → Rechnungen → Neu
2. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und klicken Sie auf Buchen
3. Im Anhang der gebuchten Rechnung finden Sie die E-Rechnung: bei ZUGFeRD als PDF/A mit eingebettetem XML, bei XRechnung als separate XML-Datei
4. Validieren Sie die Konformität mit dem kostenlosen KoSIT-Validator vor dem ersten echten Versand

GoBD-Konformität und E-Rechnung: Was KMU beachten müssen

Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) gelten unabhängig von der E-Rechnungspflicht und werden mit dem Wechsel zu E-Rechnungen praktisch besonders relevant.

• Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre für Rechnungen (§ 147 AO, § 257 HGB) – in unveränderter digitaler Form
• Ursprünglichkeit: E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden
• Unveränderlichkeit: Nach dem Buchen keine Änderungen mehr möglich
• Verfahrensdokumentation: Schriftliche Dokumentation des Verarbeitungs- und Archivierungsprozesses erforderlich

Odoo unterstützt GoBD-Compliance durch Lock-Funktion für gebuchte Rechnungen, vollständiges Audit-Log und digitale Archivierung. Die GoBD-Verfahrensdokumentation muss unternehmensspezifisch erstellt werden – doo.FINANCE hilft Ihnen dabei.

Vorteile der E-Rechnungslösung in Odoo

• Automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen: Odoo liest XML-Daten aus ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumenten automatisch aus
• Schnellere Zahlungsprozesse: Strukturierte E-Rechnungen werden von Kunden schneller verarbeitet
• Deutliche Kosteneinsparung: Druckkosten, Porto und physische Archivierung entfallen vollständig
• Fehlerreduktion durch automatische Validierung: Pflichtfelder und Formatkonformität werden vor dem Versand geprüft
• Revisionssichere Archivierung inklusive: Alle gebuchten Rechnungen sind GoBD-konform in Odoo gespeichert

So unterstützt doo.FINANCE Ihr KMU

Als Odoo Gold Partner mit Spezialisierung auf deutsche KMU begleiten wir Unternehmen von der ersten Konfiguration bis zur vollständigen E-Rechnungs-Compliance.

• E-Rechnung-Setup in Odoo: Aktivierung und Konfiguration von ZUGFeRD und XRechnung
• Stammdaten-Bereinigung: Sicherstellung E-Rechnung-tauglicher Kunden- und Lieferantendaten
• GoBD-Verfahrensdokumentation: Erstellung der erforderlichen Dokumentation
• Datenmigration aus DATEV: Überführung Ihrer Daten nach Odoo
• Schulung Ihres Teams: Praxisorientierte Schulungen für Buchhaltung und Geschäftsführung

Jetzt E-Rechnung-ready werden: Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf. In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen, welche Schritte noch fehlen. Kontakt aufnehmen →

Häufige Fragen zur E-Rechnung in Odoo

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Grundsätzlich gilt die Empfangspflicht ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind bei der Versandpflicht in vielen Fällen nicht betroffen – für den Empfang gilt jedoch auch für sie die Pflicht. Im Zweifelsfall konsultieren Sie Ihren Steuerberater.

Kann ich als Odoo-Nutzer weiterhin PDFs per E-Mail versenden?

Während der Übergangsphase bis 31. Dezember 2026 ist das mit Einwilligung des Empfängers noch erlaubt. Ab Januar 2027 (Unternehmen über €800.000 Jahresumsatz) und ab Januar 2028 (alle) gilt die vollständige Versandpflicht. Bereiten Sie sich jetzt vor.

ZUGFeRD oder XRechnung – was empfehlen Sie für mein KMU?

Für die meisten KMU empfehlen wir ZUGFeRD, da die Rechnung als lesbares PDF erscheint. XRechnung ist Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. In Odoo können Sie für verschiedene Kunden unterschiedliche Formate konfigurieren.

Wie lange dauert die Einrichtung von E-Rechnung in Odoo?

Die technische Konfiguration nimmt in der Regel wenige Stunden in Anspruch. Mit Unterstützung von doo.FINANCE sind die meisten KMU innerhalb von ein bis zwei Wochen vollständig aufgestellt.